日々の作業を蓄積しよう! マイマニュアル作ってますか??

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仕事・IT

こんばんは!
はるさらと申します☆

仕事中に上司や、後輩から
過去に行った作業の内容を聞かれて
困惑してしまったことはありませんか?

「〇〇君、半年前に作って
もらったシステムって
どうやって動くんだっけ?」

「〇〇君、あの時の参考資料の
場所教えてもらってもいいかな?」

いつの話だ!、そんな作業
覚えてないわ!!!

と、言いたいところですが
もちろんそうもいきません笑

本日はそんな時に約立つ
お勧めの「マイマニュアル」について
ご紹介いたします!!

 

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マイマニュアルとは?

マイマニュアルとは名前の通り
自分の作業の備忘録になります。

出来ればExcel形式が
好ましいと思いますが…

自分がPC上でさっとかけるもので
問題ないです!

質問されて
「少し待ってくださいー」
なんて言って、

以前とったメモやメールから
情報を探したりして
時間がかかってしまうことなどは
度々あると思います…。

Excel等にまとまっていたら
探すのも簡単ですよね☆

 

なにを書けば良いのか

私の場合は
・日々の業務
・メンバーの状況
・資料の場所
・Q&Aメモ
・言われたことリスト
・ツールの使い方(自分なりの補足)
・体調悪い時に押すツボ

などなど…

何でもいいです!
とにかくメモ代わりに
ガンガン残していってください!

会議中に
紙のメモに残したことも…

自分のデスクに戻ったら
マイマニュアルに
移してください!

これにより後に検索しやすくなったり
まとめてみて、実は自分が分かっていなかった箇所が
浮き彫りになってくることもあります!

日々の何気ない情報や
知識などを蓄積していくことで
自分だけの武器になります!!

 

実際便利?

とても便利です!

人間、どうしても忘れてしまうことは
ありますよね?

半年、一年前に関わったシステムに関する
質問が来たり
2ヶ月前に行った作業を
再度頼まれるなど・・・

IT系の仕事をしているとよくある事です。

そんな時に、
Excelでキーワード検索をして

自分が行った作業の備忘録を
さっと見れるだけで
仕事の効率はだいぶ上がります!

 

職場が変わるときにも

「引継ぎの資料を作っておいて!」
なんてこともよく言われますが

一から、自分の業務の引継ぎ用の資料を作るのって
なかなか面倒なんですよね・・・

そんな時にもマイマニュアルにまとめてあると
とても便利です!!

日ごろの業務をまとめているため
少し改変してあげれば
自分の作業が全てまとまった
完璧な引き継ぎ資料が完成します!

※注意
自分のリアルな心境(愚痴など)や
サイトのパスワードなどをメモしているときは
しっかりと消したものを引き継いでください!!

是非、仕事を効率的に行うためにも
マニュアルを残す癖をつけていただき、
役立ててもらえれば幸いです!

それではまたーーー!!!